Wstęp – legenda o dobrej umowie wdrożeniowej
Jak doskonale wiadomo, umowy pisane są „na złe czasy”. Zazwyczaj wszelkie zabezpieczenia, kary umowne, ograniczenia odpowiedzialności itp. zapisywane są wyłącznie „na wszelki wypadek”. Regułą jest, że jeżeli obie strony współpracują i dochowują przy tym elementarnej staranności, realizacja umowy przebiega gładko i w umówionym terminie zamawiający czy też kupujący dostaje to, co zamówił. Nikt nie sięga do kar umownych, nie nalicza odszkodowań ani nie żąda dodatkowych pieniędzy. Wyjątkiem w tym zakresie są umowy, których przedmiotem jest wdrożenie systemów informatycznych. Zazwyczaj prędzej, czy później, okazuje się, że dostawca dostarcza wadliwy produkt, nie dochowuje umówionych terminów, a zamawiający liczy nerwowo dodatkowe pieniądze, które musi dodać do pierwotnego budżetu.
W takich przypadkach okazuje się, że trzeba sięgnąć do mechanizmów zabezpieczających i sankcyjnych. Obie strony sięgają do umowy i zwracają się do swoich prawników z konkretnymi pytaniami, sprowadzającymi się w większości przypadków do jednego zagadnienia – kto jest winny? Zazwyczaj prawnicy nie wiedzą, co odpowiedzieć, bądź też udzielają odpowiedzi wysoce niesatysfakcjonującej klienta, zaczynającej się przeważnie od „To zależy…”. Nasuwa się zatem pytanie – co jest przyczyną takiego stanu rzeczy? Oczywiście przedmiotem tej opowieści nie jest strona biznesowa wdrożeń informatycznych, więc nie będę próbował odpowiadać na pytania w rodzaju: „jak należy ustalić potrzeby klienta i jak dobrze wdrożyć system, którego on oczekuje?”. Zamierzam natomiast odpowiedzieć na pytanie: w jaki sposób i czy w ogóle da się napisać dobrą umowę wdrożeniową?
Krótka wersja odpowiedzi jest taka: nie istnieje coś takiego, jak doskonała umowa wdrożeniowa, ponieważ żaden inżynier, informatyk czy handlowiec nie jest w stanie w momencie zawierania umowy opisać dokładnie systemu, który powstanie w wyniku realizacji umowy. Po pierwsze, w większości przypadków szczegółowy opis systemu będzie tworzony dopiero w czasie realizacji umowy, a po drugie, nawet w maksymalnie szczegółowej analizie funkcjonalnej lub w projekcie technicznym niejednokrotnie znajdują się zapisy pozwalające na ich różną interpretację. Nie bez znaczenia jest też powszechna skłonność zamawiających do nadmuchiwania zakresu wdrożenia oczekiwaniami, które Szanownemu Klientowi przyszły do głowy już po zaakceptowaniu analizy systemowej (przy czym w takich przypadkach dostawca zazwyczaj słyszy, że „to przecież jest oczywiste, że taka funkcjonalność musi być w systemie i wcale nie trzeba było o tym pisać”).
W tłumaczeniu na język prawnika powyższe wątpliwości oznaczają tyle, że w 99% umów wdrożeniowych nie ma w pełni zdefiniowanego zakresu zobowiązań stron. Pozostały 1% „wdrożeń” to instalacja Windows na pojedynczych komputerach. Skoro zaś nie ma precyzyjnie opisanej kwestii tak elementarnej, jak przedmiot umowy, to jest naturalne, że w toku jej realizacji powstają pytania, na które nie ma dobrych odpowiedzi. No bo jak prawnik ma odpowiedzieć na pytanie: „Czy należy się klientowi kara umowna w związku z niewykonaniem w terminie danej funkcjonalności?”, skoro nie wiadomo, czy funkcjonalność ta w ogóle miała zostać wykonana? Zarówno dostawcy, jak i ich klienci, przeważnie zdają sobie sprawę z tego problemu, ale nie nazywają go po imieniu i usiłują stosować do wdrożeń systemów informatycznych przepisy, które nie do końca się do tego nadają, wymyślając przy tym konstrukcje prawne, które w świetle obowiązujących przepisów nie mają prawa zadziałać. Świat umów wdrożeniowych dorobił się w związku z tym swoistych mitów i przesądów. Ponieważ spotykam się z nimi nagminnie i zapewniam, że ogromnie utrudniają one życie prawnikom i negocjatorom, postanowiłem rozwiać niektóre z nich.
Jak wiadomo, jednym z najstraszliwszych koszmarów obydwu stron umowy wdrożeniowej jest sen o odbiorach (zwłaszcza o testach prowadzonych przez użytkowników). Odbiór jest bowiem tym momentem, w którym najczęściej okazuje się, że to, co zostało wykonane, nie jest tym, czego oczekuje klient. Niezależnie od tego, czy klient ma rację, czy nie, jego standardową reakcją na taki problem jest odmowa podpisania protokołu odbioru systemu lub jego części. Ponieważ zaś w umowie zapisano, że bez podpisanego obustronnie protokołu nie można wystawić faktury VAT, dostawca ma problem z uzyskaniem zapłaty za wykonany system. Aby jakoś zneutralizować problem, dostawcy walczą jak lwy o wpisywanie do umów klauzul sprowadzających się do stwierdzenia, że jeżeli zamawiający bez powodu odmówi podpisania protokołu odbioru, to dostawca może „wystawić protokół jednostronny” i na jego podstawie żądać zapłaty. Pech polega na tym, że tzw. „protokół jednostronny” nie ma żadnego znaczenia prawnego ani jakiegokolwiek waloru, poza czysto psychologicznym. Zamawiający nie będzie zobowiązany do zapłaty tylko dlatego, że klient dostarczył mu jednostronny protokół, czyli swoje własne oświadczenie co do wykonania umowy.
Patrząc na to od drugiej strony, brak zapisu o protokole jednostronnym w żaden sposób nie uniemożliwia dostawcy domagania się zapłaty za należycie zrealizowane prace. Prawo cywilne jest bowiem – w tym akurat zakresie – boleśnie proste. W największym uproszczeniu, Kodeks cywilny mówi tyle: jeżeli wykonałeś świadczenie, do którego byłeś zobowiązany, to twój kontrahent ma obowiązek wykonać swoje świadczenie (wzajemne). Czyli jeżeli wykonałeś system zgodnie z umową, to możesz żądać zapłaty. Jeżeli klient zapłacić nie chce, możesz go pozwać o zapłatę. Jeżeli klient nie chce zapłacić, ponieważ uważa, że system jest źle wykonany, to oczywiście też go możesz pozwać, przy czym niestety będziesz musiał bronić się w sądzie przed zarzutem niewykonania zobowiązania. Tak, czy inaczej, możliwość domagania się zapłaty wynika wyłącznie z faktu wykonania zobowiązania, a nie z tego, czy zostało to potwierdzone jakimkolwiek dokumentem. Na marginesie wypada przypomnieć, że identycznie podchodzi do sprawy ustawa o VAT – obowiązek podatkowy powstaje bowiem, co do zasady, w momencie faktycznego wykonania świadczenia, a nie z chwilą potwierdzenia wykonania przez drugą stronę transakcji. Powstaje więc pytanie – czy dostawcy powinni walczyć o protokoły jednostronne? Odpowiedź jest typowo prawnicza – to zależy. Zależy od tego, jaką mamy sytuację negocjacyjną i jakiego mamy kontrahenta. W skrajnie sformalizowanych dużych strukturach, walka o protokół jednostronny ma dla dostawcy sens o tyle, że taki protokół, jeżeli jest wyraźnie opisany w umowie, może czysto faktycznie ułatwić uzyskanie zapłaty, bądź też sama umowna możliwość „wystawienia” takiego protokołu może być motywująca dla strony ociągającej się z odbiorem. Nie warto jednak za protokół jednostronny umierać. Jeżeli klient stawia twarde veto, to pamiętajmy o tym, że brak upragnionego zapisu o protokole jednostronnym nie uniemożliwia dostawcy żądania zapłaty za należycie wykonane prace. Równocześnie protokołem jednostronnym dostawca nie zrobi żadnej „sztuczki” umożliwiającej uzyskanie zapłaty, jeżeli swoje zadanie wykona nienależycie, bowiem w wypadku niewykonania zobowiązania zamawiający nie jest zobowiązany do zapłaty nawet wówczas, gdy otrzyma dziesięć protokołów jednostronnych. Prawdę powiedziawszy, zamawiający w takiej sytuacji nie będzie zobowiązany do zapłaty nawet wówczas, gdy sam podpisze protokół, z którego będzie wynikać, że wykonano zobowiązanie, którego nie wykonano. Ale to już zupełnie inna historia…